Zastosowanie zasad Legal Design i prostego języka (plain language) w umowach to nie tylko trend – to realna korzyść dla biznesu. Jak zatem uprościć umowę o pracę, nie tracąc przy tym jej mocy prawnej?

Dlaczego „prawniczy żargon” szkodzi Twojej firmie?

Większość sporów na linii pracodawca-pracownik wynika z niezrozumienia wzajemnych zobowiązań. Standardowe umowy naszpikowane są konstrukcjami typu „z zastrzeżeniem”, „o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej” czy „strony zgodnie oświadczają”.

Dla działu HR skomplikowana umowa to:

• Dłuższy proces onboardingu (dziesiątki pytań od kandydata).

• Większe ryzyko błędów przy ręcznym uzupełnianiu skomplikowanych wzorów.

• Wizerunek „sztywnej korporacji”, który zniechęca pokolenie Z i specjalistów IT.

5 kroków do umowy w duchu Legal Design

Wprowadzenie zmian nie wymaga rewolucji w Kodeksie pracy. Wystarczy zmiana podejścia do edycji tekstu.

1. Skróć dystans: Zrezygnuj ze „Stron Umowy”

Zamiast pisać w trzeciej osobie: „Pracodawca zobowiązuje się...”, używaj form osobowych: „My (Pracodawca) oferujemy Ci...”, „Twoje obowiązki obejmują...”. To natychmiast zmienia dynamikę relacji z hierarchicznej na partnerską.

2. Wyeliminuj „Prawnicze Watowanie”

Prawnicy często powielają przepisy Kodeksu pracy w treści umowy (np. o zachowaniu tajemnicy czy zakazie konkurencji). Zamiast kopiować całe artykuły ustaw, odwołaj się do regulaminu pracy lub stwórz krótkie, zrozumiałe podsumowanie.

3. Wykorzystaj hierarchię wizualną

Struktura dokumentu ma znaczenie. Zastosuj:

• Pogrubienia dla kluczowych informacji (wynagrodzenie, wymiar etatu).

• Dużo światła (odstępy między akapitami).

• Listy punktowe zamiast długich bloków tekstu.

4. Piktogramy i infografiki

Niektóre kwestie, jak np. zasady naliczania premii czy wymiar urlopu, łatwiej wyjaśnić graficznie. Ikona kalendarza przy opisie urlopu lub wykres przy systemie prowizyjnym sprawią, że pracownik zapamięta te zasady bez czytania tekstu pięć razy.

5. Jasne Call to Action (CTA)

Jasno określ, co pracownik ma zrobić. Zamiast „złożyć podpis pod rygorem nieważności”, napisz: „Podpisz tutaj, jeśli zgadzasz się na powyższe warunki”.

5. Jasne Call to Action (CTA)

Jasno określ, co pracownik ma zrobić. Zamiast „złożyć podpis pod rygorem nieważności”, napisz: „Podpisz tutaj, jeśli zgadzasz się na powyższe warunki”.

Przykładowa zmiana: Przed i Po

Czy to jest bezpieczne? Co na to dział prawny?

Najczęstszą obawą przed wdrożeniem prostego języka jest lęk o skuteczność prawną dokumentu. Pamiętajmy jednak, że prawo pracy nie narzuca konkretnych formułek językowych. Umowa ma być przede wszystkim zgodna z ustawą i jasno wyrażać wolę stron.

Zrozumiała umowa to bezpieczniejsza umowa. Jeśli pracownik dokładnie wie, na co się zgadza, ryzyko późniejszych roszczeń z tytułu „błędu” czy „niedoinformowania” znacząco spada.

Podsumowanie: Umowa jako element employer brandingu

Prosta umowa o pracę to sygnał: „Szanujemy Twój czas i chcemy, żebyś czuł się u nas komfortowo od pierwszego dnia”. To inwestycja, która zwraca się w postaci lepszej atmosfery i sprawniejszych procesów HR.

Chcesz odmienić dokumenty w swojej firmie? Na designprawa.pl pokazuję, jak przekształcać nudne paragrafy w narzędzia komunikacji wizualnej.